Boekhoudpakket kopen? Een aantal tips!

Het kan een flinke klus zijn: een goed boekhoudpakket kopen. Er zijn nogal wat aanbieders met verschillende systemen en uiteenlopende pakketten. Het is dan al snel verleidelijk om voor de gemakkelijkste weg te kiezen: het boekhoudpakket met de meest uitgebreide functionaliteiten.

Dat is natuurlijk helemaal prima, maar als je vervolgens minder dan de helft van al deze functionaliteiten gebruikt dan is dat zonde van je geld.

Niet doen dus! Maar wat moet je dan wel doen?

#1 Denk goed na over waaraan het boekhoudpakket moet voldoen

Maar van tevoren inzichtelijk welke functionaliteiten het boekhoudpakket echt nodig heeft. Houdt daarbij goed voor ogen welke organisatiedoelstellingen de software moet ondersteunen.

Centrale probleem
Begin met het formuleren van het centrale probleem. Welk probleem wil je dat het boekhoudpakket oplost? Zodra je het centrale probleem hebt geformuleerd dien je als vervolgstap in kaart te brengen wat ieders behoefte hierin is. Denk daarbij ook na over zaken als wie neemt welke verantwoordelijkheid op zich? Wat zijn de verschillende verwachtingen? En hoeveel uur per week willen / kunnen medewerkers met het pakket werken? Et cetera.

Bestaande processen
Neem daarbij ook de bestaande processen mee. Hoe verlopen deze nu? Waar liggen eventuele verbeterpunten? En welke taken / handelingen zijn onnodig of moeten er juist bij komen?

Waarde toekennen
Zodra je alle behoeften overzichtelijk hebt, is het handig om te weten hoeveel waarde er binnen de organisatie aan wordt gehecht. Dat krijg je inzichtelijk door alle belanghebbenden te vragen om een waarderingscijfers te geven aan elke functionaliteit, zodat je vervolgens tot een gemiddelde komt.

Prioriteren
De functionaliteiten met de hoogste waarderingscijfers hebben de hoogte prioriteit en deze zitten idealiter in je boekhoudpakket. Functionaliteiten met de laagste cijfers kunnen eventueel geschrapt worden. Dit is vooral interessant als het een (flink) kostenvoordeel oplevert.

Vergelijken
Vergelijk vervolgens verschillende boekhoudpakketten. Welke voldoen (het meest) aan jouw behoeften en passen binnen het budget.

#2 Houd rekening met achterliggende architectuur

Afhankelijk van de functionaliteiten waarover het boekhoudpakket moet beschikken, kan het pakket grote gevolgen hebben voor de achterliggende architectuur. Misschien wil je nog andere systemen op het boekhoudpakket aansluiten? Denk bijvoorbeeld aan een CRM-systeem of kassasoftware van je webwinkel.

Ook dien je na te denken over hoe je de data wil opslaan? Ga je dit lokaal doen of liever in de cloud? En wie krijgt daar dan toegang toe?

In sommige (complexe) gevallen loont het om tijdelijk een systeem architect in te huren. Hij of zij zorgt er dan voor dat alle systemen naadloos op elkaar zijn aangesloten, dat er geen doublures ontstaan en dat alle data op de juiste plekken in de juiste vorm beschikbaar is.

#3 In de cloud boekhoudpakket

De afgelopen jaren zien we dat de boekhouding steeds vaker digitaal wordt gedaan. En dat is eigenlijk niet zo heel erg gek. Het levert namelijk flink wat voordelen op voor jou en je bedrijf:

• Zo neemt de boekhouding veel minder ruimte in beslag. In plaats van een archiefkast vol ordners wordt nu alles digitaal in mapjes bewaard.
• Daarnaast heb je toegang tot je boekhoudpakket vanaf iedere werkplek en op elk apparaat. Wel zo handig!
• Ook kost het je veel minder tijd. Als een bestand eenmaal geüpload is kun je het namelijk direct verwerken in een digitaal archief.
• Je data is veel veiliger opgeslagen. Het kan niet verloren gaan door bijvoorbeeld een brand of bij een computercrash.
• Alle data is real-time beschikbaar waardoor je nog beter beslissingen kunt nemen.
• Een in de cloud boekhoudpakket kun je koppelen aan andere systemen om zo nog efficiënter en sneller te werken

Samenvattend

Het aanbod boekhoudpakketten is enorm en allemaal claimen ze datgene te zijn wat jouw organisatie nodig heeft. Je vindt echter alleen goed passend boekhoudpakket door van tevoren inzichtelijk te hebben welke functionaliteiten voor jouw organisatie echt nodig zijn. Wil je het boekhoudpakket integreren met andere systemen? Dan kan een systeem architect je daarbij helpen en ondersteunen.