Veel ondernemers vinden het bijhouden van een urenregistratie maar een vervelende klus. En dat is niet zo heel erg gek. Want wie wordt er nou blij om elk kwartier, of soms zelfs elke minuut, vast te leggen? Vaak is er ook wel wat beters te doen dan uren registreren. Toch is voor veel organisatie het bijhouden van een urenregistratie een cruciaal bedrijfsonderdeel. Het is dan fijn om hiervoor een prettig, makkelijk en snel systeem te hebben. In dit blog vind je een top 5 van de meest gebruikte urenregistratie apps van dit moment.
Maar first things first… Want wat levert het gebruik van een urenregistratie app jouw organisatie nou eigenlijk op?
De voordelen van een urenregistratie app
Een goede urenregistratie is de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. Het levert jou als ondernemer verschillende voordelen op:
1. Flexibiliteit Je kunt namelijk je uren registreren waar je ook bent en op iedere moment van de dag. Als je werkt met een urenregistratie app heb jij je tijdkaart altijd binnen handbereik. Start met enkele klikken je tijdsregistratie, pauzeer en start opnieuw waar en wanneer jou dit het best uitkomt.
2. Voorkomt discussies met klanten Door urenregistratie zie je exact hoe veel uren je medewerkers hebben besteed aan een project. Misschien zie je terug dat een collega na een lange voorbereiding ineens erg snel door een project heen loopt. Of kom je erachter dat de geregistreerde uren afwijken van de begroting. Bij meerwerk geeft een accurate urenregistratie de klant vertrouwen. Hierdoor kun je te allen tijde transparant met jouw klanten communiceren en voorkom je eventuele discussies.
3. Snellere facturatie De meeste urenregistratie apps kunnen zonder al te veel moeite gekoppeld worden aan de meest gebruikte facturatie systemen. Is een project afgerond? Dan kun je dit direct factureren bij je klant. Je hebt tenslotte alle gewerkte uren (van iedere medewerker) meteen inzichtelijk binnen de app. Is de factuur eenmaal verstuurd? Dan wordt er automatisch een herinnering uitgestuurd indien de betaling achter blijft.
4. Real-time inzicht in de status Door te werken met een urenregistratie app heb je op ieder moment van de dag inzicht in de status van een project. En dat is belangrijk! Dit helpt je namelijk voorkomen dat een project uit de bocht vliegt. Met realtime inzicht kun je direct zien waar bijvoorbeeld tijd weglekt en wie daar verantwoordelijk voor is. Zo kun je tijdig actie ondernemen en mogelijke problemen voorkomen.
Urenregistratie op 3 manieren
Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. Uiteindelijk is het belangrijk dat het schrijven van uren een gewoonte wordt. Afhankelijk van je organisatie heb je de volgende mogelijkheden:
1. Urenregistratie op papier Ontzettend old school, maar toch zijn er nog steeds ondernemers die op deze manier werken. Je hebt geen kennis nodig van computers, enkel een pen en wat papier is voldoende. Handig zou je in de eerste instantie denken, maar wat gebeurt er als je het papier kwijtraakt? Dan heb je dus een probleem, want je hebt geen back-up en bent daarmee je uren kwijt.
2. Urenregistratie in Excel Decennia geleden was Excel de moderne opvolger op het ouderwets tijdschrijven op papier. Voor zzp’ers en kleine ondernemingen is dit tot op de dag van vandaag nog steeds een prima oplossing. Echter zitten er wel wat nadelen en beperkingen aan het gebruik van Excel voor je urenregistratie. Zo werk je met Excel altijd offline. Dat is niet erg als je altijd op kantoor werkt, maar als je veel onderweg bent dan biedt een in de cloud app meer uitkomst. Daarnaast zijn de formules in een Excel document behoorlijk foutgevoelig. Eén typfout of verkeerde klik en je hele urenregistratie ligt overhoop.
3. Urenregistratie software Je kunt er ook voor kiezen om aparte software aan te schaffen voor je urenregistratie. Hiermee haal je al een stuk meer functionaliteiten in huis dan wanneer je werkt met Excel. Denk van tevoren wel goed na over welke functionaliteiten je urenregistratie software echt nodig heeft en met welke andere systemen je het wilt koppelen. Het is namelijk zonde als je een hoop geld betaalt voor functies waar je verder geen gebruik van gaat maken of als je er te laat achter komt dat je bepaalde systemen niet met elkaar kunt integreren.
4. Urenregistratie app Tot slot is er nog de optie om je gewerkte uren te registreren in een app. Kijk ook hier van tevoren kritisch naar welke functionaliteiten je nodig hebt en met welke systemen je dit wilt integreren. Sommige urenregistratie zien er aan de voorzijde fantastisch uit maar zijn vervolgens niet of moeilijk te koppelen aan het boekhoudingspakket of hr-systeem waarmee jij werkt. En daar gaat je efficiëntie dan.
Top 5 urenregistratie apps
Wil jij sneller en efficiënter aan de slag met jouw
urenregistratie? Dan zijn daar genoeg goede apps voor te vinden. Hieronder zie je onze top 5. Al deze apps hebben een gratis en vrijblijvende proefperiode waarbij je rustig op je gemak kunt kijken of dit is wat jij zoekt. Er is vanaf nu dus geen enkel excuus meer om de urenregistratie vooruit te schuiven.
1. e-Boekhouding e-Boekhouden.nl is het meest complete & gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma dat je kunt vinden. In de app kun je eenvoudig en snel uren registreren, facturen opmaken en deze direct naar de klant doorsturen. Uren registreren en declareren is nog nooit zo makkelijk geweest.
2. TimeChimp Bij
TimeChimp draait alles om eenvoud en gemak. De app is handig in gebruik en laat je snel en eenvoudig al je uren registreren. Met een paar simpele klikken heb je onderweg je uren al geregistreerd. Door de verschillende modules waarmee TimeChimp werkt kun je de app aanpassen naar jouw wensen en behoeften.
3. Rompslomp Al meer dan 100.000 ondernemers maken gebruik van
Rompslomp. En dat is met een reden. Rompslomp heeft een fijne app ontwikkeld waarmee je eenvoudig je uren kunt registreren tegen een aantrekkelijke prijs. Aan het einde van de week of maand verstuur je met één druk op de knop een factuur met alle uren van die periode naar je klant.
4. Exact Je urenregistratie digitaliseren en direct koppelen aan je boekhouding? Dat kan met
Exact. Met Exact haal je alles in huis wat je nodig hebt om grip op je business te krijgen. Van urenregistratie en factuurverwerking tot realtime inzicht in projecten en financiële resultaten.
5. MoneyMonk MoneyMonk is erg gebruiksvriendelijk en helpt ondernemers met weinig tijd toch netjes hun urenregistratie bij te houden. Nieuwe uren schrijven? Geef de duur op, kies een project en taak en vul de omschrijving in. De registratie wordt direct toegevoegd en als je een uurtarief hebt gekoppeld zie je meteen hoeveel je hebt verdiend.
