Klanten verwachten tegenwoordig dat je ze direct kunt bedienen. En dat 24 uur per dag, 7 dagen per week. De concurrentie is moordend en marges staan onder druk. ‘Nee’ verkopen is simpelweg geen optie. Een goed voorraadbeheer systeem helpt je hierbij. Het zorgt ervoor dat de voorraadstromen binnen je winkel zo efficiënt mogelijk lopen. Zo zie je precies wat er nog in het magazijn ligt en welke producten tijdig bijbesteld moeten worden.
Inhoudsopgave➤
Wat is een voorraadbeheer systeem? ➤
Voor wie is een voorraadbeheer systeem geschikt? ➤
Hoe kies ik een goed voorraadbeheer systeem? ➤
Functionaliteiten voorraadbeheer systeem ➤
De voordelen van een voorraadbeheer systeem ➤
3 bekende voorraadbeheer systemen
Wat is een voorraadbeheer systeem?
Door gebruik te maken van voorraadbeheer software heb je altijd een helder en real-time inzicht in de goederenstromen binnen je organisatie. Het is belangrijk om een goed overzicht te houden van je goederen en bijbehorende voorraden. Hierdoor weet je altijd precies wat je in huis hebt en wat je eventueel in de komende periode moet bijbestellen. Goed voorraadbeheer leidt tot meer omzet, maximale winst en verhoogde klanttevredenheid.
Voor wie is een voorraadbeheer systeem geschikt?
Voorraadbeheer software is geschikt voor de meest uiteenlopende organisaties. Van productiebedrijven en groothandels, tot scholen, ziekenhuizen en zakelijke dienstverleners. Allen hebben ze baat bij een goed voorraadoverzicht en efficiënte inkoop.
Binnen een ziekenhuis is de inkoop en het op voorraad hebben van artikelen een precaire aangelegenheid. Je moet er namelijk niet aan denken dat een chirurg tijdens een operatie misgrijpt op een hartklep of dat ineens blijkt dat een levensreddende medicijn niet op voorraad is voor een ernstig zieke patiënt.
Hoe kies ik een goed voorraadbeheer systeem?
Om tot een goede keuze te komen moet je allereerst goed nadenken over de gewenste functionaliteiten die voor jouw onderneming van belang zijn. Wil je bijvoorbeeld enkel de voorraden bijhouden of is het ook belangrijk om te zien waar je voorraad ligt? En misschien wil je ook wel inzicht hebben in de verwachte verkopen voor de komende periode? Of wil je dat het systeem een koppeling kan maken met een bepaald postorderbedrijf?
Zodra je inzichtelijk hebt waaraan jouw voorraadbeheer systeem minimaal moet voldoen, kun je gericht gaan zoeken naar software wat daarop aansluit.
Functionaliteiten voorraadbeheer systeem
Er zijn veel verschillende aanbieders wat betreft software voor voorraadbeheer en dat maakt het maken van een goede keuze er niet makkelijker op. Zoals we hierboven al hebben uitgelegd is het belangrijk om voor jezelf te bepalen wat jouw organisatie nodig heeft. Hieronder geven we je een kort overzicht van welke functionaliteiten er zoal zijn:
Beheren van producten en voorraden Voorraadbeheer systemen worden in essentie gebruikt voor het beheren van de voorraad. Dit is dan ook een basisfunctie die je in vrijwel alle systemen terug zal vinden. Het gaat hier om een centrale plek waar alle gegevens rondom de voorraden wordt opgeslagen. Daarbij kunnen vaak nog een aantal zaken apart ingesteld worden, waaronder een minimale voorraad per product en automatische notificaties wanneer een product bijna niet meer op voorraad is.
Er zijn ook systemen die nog een stapje verder gaan en voorraad verrekenen met de verwachte ontvangsten en leveringen. Zo kun je de exacte hoeveelheid berekenen die je nodig hebt om aan de vraag te voldoen en inzien welke hoeveelheid beschikbaar is.
Beheren van magazijnen en winkels Niet elk voorraadbeheer systeem is geschikt voor het beheren van verschillende magazijnen en winkels. De systemen die hier wel geschikt voor zijn kunnen bijvoorbeeld een specifiek schap binnen een winkel of magazijn beheren. Er kunnen daarbij inkoopadviezen ingesteld worden waardoor je direct actie kunt ondernemen wanneer een voorraad dreigt op te raken.
Inkoopadministratie Goed voorraadbeheersoftware biedt naast voorraadbeheer ook functionaliteiten in het kader van de inkoopadministratie. Je kunt dan bijvoorbeeld inkooporders opstellen of de goederenontvangst verwerken. Ook zijn er systemen waarbij je automatisch inkopen kunt doen.
Barcodescanner Sommige voorraadbeheer systemen bieden de optie aan om barcodes te scannen. Hierdoor kun je direct je voorraadmutaties, inkopen en verkopen in het magazijn of op locatie digital verwerken. Barcodescanners zitten over het algemeen niet standaard bij de prijs inbegrepen, maar moet je als een add-on apart afnemen.
Koppelingen Een goed voorraadbeheer systeem beschikt over een koppeling met meerdere e-commerce platformen. Hierbij moet je niet enkel denken aan een koppeling met een CRM-systeem, maar bijvoorbeeld ook met postorderbedrijven. Dergelijke koppelingen zitten er niet altijd standaard bij en als je dat dan wel echt nodig hebt, dan is dat toch een gemis.
De voordelen van een voorraadbeheer systeem
Het is niet voor niets dat steeds meer bedrijven werken met een voorraadbeheersysteem. Goed voorraadbeheer software biedt ondernemers namelijk verschillende voordelen:
Verlaagt opslagkosten Het opslaan van producten kost veel ondernemers een kluit met geld. Om deze kosten zo laag mogelijk te houden is het belangrijk om producten zo kort mogelijk in je magazijn te hebben. Voorraadbeheersoftware helpt je hierbij. Zie je vanuit je voorraadbeheer dat bepaalde producten veel te lang blijven liggen? Dan houdt dat in dat je hier in de toekomst minder voorraad van nodig hebt. En minder voorraad houdt in minder opslag en dus ook lagere kosten.
Nooit meer ‘nee’ verkopen Ongeacht welke producten je ook aanbiedt, met slim voorraadbeheer software verkoop je jouw klanten nooit meer ‘nee’. Met de juiste voorraadniveaus kunnen je afnemers altijd bij jou terecht. Want jij hebt hierdoor op het juiste moment altijd voldoende op voorraad.
Minder kans op fouten We maken allemaal wel eens een foutje. Dat is nu eenmaal menselijk. Maar sommige fouten kunnen je flink duur komen te staan. Een verkeerd voorraadbeheer kan enorme (klanten)gevolgen hebben. Door gebruik te maken van een slim voorraadbeheer systeem verlopen veel handelingen geautomatiseerd waardoor je de kans op fouten aanzienlijk verkleint.
Minimaliseert voorraadverschillen Veel fouten ontstaan bij het handmatig verwerken van retourneringen, leveringen en pakbonnen. Hierdoor ontstaan er voorraadverschillen. Jouw Excel-bestand geeft dan een ander aantal aan dan wat je daadwerkelijk aan voorraad binnen hebt liggen. Door te werken met voorraadbeheer software minimaliseer je deze voorraadverschillen en dat bespaart een hoop frustratie.
3 bekende voorraadbeheer systemen
Silvasoft Silvasoft biedt uitgebreide modules aan voor inkoop, product- en voorraadbeheer. Je kunt voorraadwaarschuwingen instellen en geautomatiseerd inkopen doen bij lage voorraden.
Kosten: 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen. Daarna vanaf € 4,95 per maand.
Exact Door te werken met Exact kun je de order- en voorraadbeheer integreren met je boekhouding & CRM. Hiermee bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook real-time inzicht in de totale keten.
Kosten: 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen. Daarna vanaf € 205,- per maand.
AFAS software Als je gebruik maakt van AFAS dan zijn je voorraad, inkoop, verkoop, orderbeheer, boekhouding, CRM en HRM allemaal geïntegreerd in één ERP-systeem. Hierdoor hoef je niet onnodig veel systemen aan elkaar te koppelen en voorkom je de kans op fouten.
Kosten: prijs op aanvraag.
