Boekhoudpakket kopen: alles wat je moet weten

Iedereen onderneemt op zijn eigen manier. Maar waar je sommige zaken niet op je hoeft te nemen, is het bijhouden van een boekhouding voor iedere onderneming verplicht. Maar wat is boekhouden eigenlijk? Wat moet je precies bijhouden en hoe kun je dit het best doen? Heb je genoeg aan een spreadsheet in Excel of kun je beter een boekhoudpakket aanschaffen? Het lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juist info en ondersteuning kan iedereen zijn eigen boekhouding voeren.

Inhoudsopgave:
➤ Wat is boekhouden?
➤ Fiscale bewaarplicht
➤ Waaruit bestaat een goede boekhouding?
➤ Boekhoudpakket of Excel?
➤ 10 beste boekhoudprogramma’s
➤ 5 tips voor een goede boekhouding

Wat is boekhouden?

Boekhouden betekent niets meer dan het vastleggen van gebeurtenissen binnen een onderneming. En daarbij gaat het hoofdzakelijk over de financiële administratie. Toch komt er bij veel ondernemers vaak meer bij kijken dan het bijhouden van enkel de cijfertjes. Er moeten offertes worden gemaakt, facturen worden verwerkt en belastingaangiftes worden gedaan.

Hieronder delen we stap voor stap de belangrijkste onderdelen van het voeren van een goede boekhouding. We delen de beste boekhoudsoftware met je en geven je tot slot nog wat tips mee.

Fiscale bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht is wettelijk bepaald en geldt voor iedere ondernemer in Nederland. Jouw boekhouding vormt de basis voor al jouw belastingaangiften. Het is belangrijk dat de belastingdienst die snel en goed kan controleren, mochten zij dit nodig achten. Daarom zijn bedrijven en ondernemers verplicht hun basisgegevens 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde.

Onder de basisgegevens vallen in ieder geval:

• grootboek
• voorraadadministratie
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• loonadministratie

In sommige gevallen kan de bewaarplicht nog langer zijn. Gegevens over bijvoorbeeld onroerende zaken dienen 10 jaar bewaard blijven. Daarnaast geldt de 10 jaar bewaarplicht ook voor branches als telecom, radio en televisie.

Bewaar je de gegevens digitaal? Dan moet je ervoor zorgen dat de programma's en bestanden tijdens de bewaartermijn ook toegankelijk blijven.

Waaruit bestaat een goede boekhouding?

Hoewel iedereen zelf mag weten hoe hij zijn boekhouding bijhoudt, stelt de belastingdienst wel een aantal eisen waaraan het moet voldoen. Onderstaande onderdelen zijn verplicht om in je administratie op te nemen:

• Facturatie (zowel inkomend als uitgaand)
• Urenadministratie
• Reisadministratie
• Transactieoverzichten
• Kasstroomoverzicht
• Bedrijfscorrespondentie (brieven, e-mails, offertes etc.)
• Contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• Belastingen (zowel btw-aangifte als inkomstenbelasting)
• Modelovereenkomst (dit was voorheen VAR)

Boekhoudpakket of Excel?

Veel startende en kleine ondernemers gebruiken Excel voor hun boekhouding. Ze besparen hiermee kosten en zolang er weinig inkomende en uitgaande facturen zijn is dit ook prima mogelijk.

Twijfel je zelf tussen een boekhoudsysteem en gratis boekhouden in Excel? Lees dan hieronder de voor- en nadelen van boekhouden in Excel.

Boekhouding in Excel: de voordelen
Dit zijn de verschillende voordelen bij het voeren van een boekhouding in Excel:

De kosten
De belangrijkste reden waarom startende en kleine ondernemers voor Excel kiezen zijn de relatief lage kosten. Want de kans is groot dat je al standaard een Microsoft Office pakket op computer hebt staan. Je kunt dan ook gebruik maken van Excel, zonder extra kosten te maken. Heb je geen Microsoft Office? Dan zijn er nog meer dan genoeg alternatieven waarvan je gebruik kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan Open Office.

 Geen softwarepakket nodig
Je hebt geen software pakket nodig om aan de slag te gaan. Download online een van de vele (gratis) sjablonen voor de boekhouding. Hiermee tover je Excel in één klap om tot een boekhoudprogramma. Handig als je zelf weinig kennis hebt van boekhouden. Maar let op! De kwaliteit in sjablonen varieert enorm. Test de kwaliteit van een sjabloon altijd van tevoren door het in te vullen en af te drukken.

In de cloud
Met Excel kun je ook in de cloud werken. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot jouw administratie. Ook als je jouw eigen laptop of computer niet bij de hand hebt.

In eigen beheer
Door je boekhouding te voeren in Excel hou je alles in eigen beheer. Ongeacht of dit nou op een lokale schijf is of in de cloud. We raden je wel aan om de toegang tot je documenten goed te beveiligen en om regelmatig een back-up te maken zodat je niets belangrijks kwijt raakt.

Boekhouding in Excel: de nadelen
En net zoals bij alles heeft het bijhouden van een boekhouding in Excel ook de nodige nadelen:

Het kost veel tijd
Het bijhouden van je boekhouding in Excel kan erg tijdrovend worden. Je moet veel meer handmatige handelingen verrichten ten opzichte van een boekhoudpakket waarbij veel geautomatiseerd is. Het is bijvoorbeeld onmogelijk om je facturen en bonnen te importeren of om Excel te koppelen aan je bankaccount. Hierdoor ben je veel extra tijd kwijt aan overtikken. In het begin is dit wellicht nog te doen, maar naar mate je groeit gaat hier dus ook steeds meer tijd in zitten.

Foutgevoelig
Al werk je nog zo nauwkeurig, het risico op fouten ligt een stuk hoger dan wanneer je zou werken met een boekhoudsysteem. Je hoeft maar per ongeluk één formule aan te passen en de doorrekenfouten sluipen zo je boekhouding in. Naast dat het (veel) tijd kost om het op te lossen, kan het je ook nog eens aardig wat geld kosten. Uit onderzoek blijkt namelijk dat maar liefst 95 procent van de ZZP’ers zonder boekhoudprogramma aan het eind van het jaar een verschil heeft op de balans.

Veiligheidsrisico
Als je ervoor kiest om Excel te gebruiken, dan ben je ook zelf verantwoordelijk voor de veiligheid en opslag van jouw administratie. Gaat het fout, dan is er geen ondersteuning zoals je bij een betaald boekhoudpakket wel zou krijgen. Ook dien je zelf periodiek handmatig back-ups te maken, zodat je niet alles kwijt bent doordat bijvoorbeeld je laptop wordt gestolen.

Geen professionele indruk
Door je boekhouding te voeren vanuit Excel kom je minder professioneel over dan wanneer je boekhoudsoftware zou gebruiken. Zo kunnen je klanten geen factuur direct overmaken vanuit Excel. Bij een online boekhoudpakket kan dit wel. Daar wordt bij het opmaken van een factuur namelijk direct een iDEAL-betaalknop toegevoegd. Dat maakt het voor klanten een stuk eenvoudiger om te betalen dan wanneer ze dit handmatig moeten overnemen vanuit jouw Excel factuur. 

10 beste boekhoudpakketten

Toch liever boekhouden met behulp van een (online)boekhoudpakket? Er is tegenwoordig ontzettend veel boekhoudsoftware op de markt. Hieronder vind je de tien beste boekhoudpakketten van 2022. Vergelijk ze en probeer ze vrijblijvend gratis uit. Kies vervolgens weloverwogen het beste pakket dat het best bij jouw onderneming past.

E-boekhouden.nl
Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.
✓ Gratis voor starters
✓ Belastingdienst erkend
✓ Helpdesk, cursus & app

Kosten: eerste 15 maanden gratis, daarna € 7,95 per maand.

MoneyMonk
Gebruiksvriendelijke en slimme software, speciaal voor dienstverlenende ZZP'ers. Ga van uur of project naar factuur en verwerk banktransacties met één klik! Je kan met ons mailen, chatten en bellen. Persoonlijk, daar houden we van. We helpen je graag op weg met een gratis opstartservice. Ontdek MoneyMonk gratis in 30 dagen, zonder betaalgegevens.
✓ 100% Premium Support
✓ 4x als beste getest!
✓ Gratis opstartservice

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 20,00 per maand.

Fiscus.nl
Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!
✓ Gratis en vrijblijvend
✓ Belastingdienst-Link
✓ Gratis helpdesk

Kosten: gratis voor starters, anders vanaf € 9,95 per maand.

Exact
Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.
✓ Win veel tijd
✓ Eenvoudig factureren
✓ 220+ koppelingen

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 39,00 per maand.

FreshBooks
Offerte, facturen, betalingen, financiele rapportages en urenregistratie. Freshbooks biedt moderne en gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware voor je complete administratie. Overal en altijd binnen handbereik met een handige app!
✓ Chatten met klanten
✓ Onbeperkt factureren
✓ Handige mobiele app

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 10,80 per maand.

Visma
Met Visma eAccounting bieden we je innovatieve en gebruiksvriendelijke software. Werk met een slim en compleet boekhoudpakket voor maar €18 per maand inclusief handige app, e-learnings en een uitstekende klantenservice. Boekhouden én factureren is altijd onbeperkt. Maak nu een gratis account aan en probeer het zelf!
✓ Onbeperkt factureren
✓ Snel up and running
✓ Gratis mobiele app

Kosten: 1 jaar gratis voor starters / eerste maand gratis uitproberen, daarna vanaf € 18,00 per maand.

Rompslomp.nl
Rompslomp is hét meest eenvoudige facturatie en boekhoudprogramma, speciaal gemaakt voor ZZP'ers en kleine ondernemers. Je administratie wordt veilig opgeslagen en met onze handige app kun je altijd je administratie bekijken. Boekhouden wordt aangenaam met Rompslomp.nl! Probeer het gewoon zelf gratis uit op Rompslomp.nl
✓ 100% voor ZZP'ers
✓ Makkelijk & compleet
✓ Maak gratis je account

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 5,00 per maand.

DigiBTW
Online boekhouden speciaal voor zzp'ers. Het meest gebruiksvriendelijke en voordeligste systeem. Zelf boekhouden, zonder boekhouder. Zonder beperkingen, compleet met o.a. facturatie, uren, ritten en btw-aangifte. Probeer gratis.
✓ Speciaal voor zzp'ers
✓ Gebruiksvriendelijk
✓ Super voordelig

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna € 10,00 per maand.

Twinfield
Twinfield International is marktleider op het gebied van online boekhouden in Europa en onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wolters Kluwer is wereldwijd marktleider in fiscale, boekhoud- en auditdiensten. Online boekhouden via Twinfield is flexibel boekhouden voor zowel kleine als grote organisaties. Hierbij wordt op een efficiënte, veilige en directe manier een administratie gevoerd en kan informatie gedeeld worden met een administratie- of accountantskantoor.
✓ Persoonlijke service
✓ Consultancy en service
✓ 300+ koppelingen

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 59,50 per maand.

Blue10
Blue10 helpt organisaties met cloud software voor het automatiseren van administratieve processen, zoals de digitale verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, pakbonnen en bonnetjes. Blue10 automatiseert, controleert en geeft context in de administratieve processen van jouw organisatie. Dat maakt Blue10 jouw ideale assistent op de administratie.
✓ Digitale goedkeurflow
✓ Zelflerende herkenning
✓ Betalen naar gebruik

Kosten: eerste maand gratis proberen, daarna vanaf € 25,00 per maand.

Tot slot: 5 tips voor een goede boekhouding

Het goed bijhouden van je boekhouding geeft rust en voorkomt onnodig extra werk aan het eind van ieder kwartaal en ieder jaar. Deze tips helpen je daarbij:

1. Houd werk- en privékosten gescheiden
Hiermee houd je de boel vooral overzichtelijk voor jezelf en dat werkt een stuk prettiger. Open daarom altijd een zakelijke rekening. Tegelijkertijd voorkom je hiermee ook dat je privé administratie bij een eventuele controle betrokken wordt. En waar voor je zakelijke administratie een bewaarplicht van 7 jaar geldt, is dit voor privézaken maar 5 jaar.

2. Wacht niet te lang met verwerken
Verwerk bonnen en facturen direct. Zo zie je meteen welke klanten nog niet betaald hebben en kun je ze tijdig een herinnering sturen. Dit is ook goed voor je cashflow. Want hoe sneller het bedrag op je rekening staat, hoe sneller je weer kunt investeren in je onderneming of ontwikkeling.

3. Werk op factuurdatum
Gebruik voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting altijd de factuurdata. Ontvang je een factuur op 31 maart? Dan hoort die nog bij het eerste kwartaal. Zelfs als je hem pas een paar dagen later in april betaalt. Hetzelfde geldt ook voor de facturen die je zelf verstuurt.

4. Digitaal archiveren
De afgelopen jaren zien we de boekhouding steeds meer verschuiven van papier naar digitaal. En dat is niet zomaar. Zo neemt het veel minder ruimte in beslag in tegenstelling tot een archiefkast vol met ordners. Daarnaast zijn alle documenten vanaf iedere werkplek toegankelijk. Ook kost het je veel minder tijd. Als een bestand eenmaal geüpload is kun je het namelijk direct verwerken in een digitaal archief.

5. Bonnen en facturen online scannen
Wil je bonnen en facturen gemakkelijk en snel bewaren? Dat kan tegenwoordig eenvoudig met talloze boekhoud-apps voor op je mobiel of tablet. Alle gescande documenten kun je vervolgens automatisch toevoegen aan jouw online archief.