Het kan een flink opgave zijn: de juiste keuze maken voor een HRM systeem dat goed aansluit bij jouw onderneming en specifieke behoeften. Er zijn nogal wat aanbieders met verschillende systemen en allerlei pakketten. Het is dan al snel verleidelijk om je keuze enkel te baseren op HRM software met de meest uitgebreide functionaliteiten.
En het is leuk hoor, al die extra functionaliteiten, maar als je vervolgens maar de helft hiervan gebruikt is dat zonde van je geld. Niet doen dus!
Wat is HRM?
HRM is de afkorting van de Engelse term Human Resources Management. Waarschijnlijk zegt je dat nog steeds weinig. In het Nederlands praten we dan vaak over personeelszaken of P&O. Echter, wanneer de term HRM wordt gebruikt wordt veelal gedoeld op een meer specifieke invulling van het personeelsbeleid.
Het belangrijkste uitgangspunt van HRM is dat het personeel binnen een organisatie geen kostenpost is maar behoort tot de activa. Door zo goed mogelijk gebruik te maken van de kwaliteiten van de medewerkers komt dit de organisatie als geheel ten goede.
Strategische inzet van HRM ziet onder meer toe op het opstellen van functieprofielen, werving en selectie van nieuw personeel en het opstellen van opleidingsplannen
Door gebruik te maken van passende HRM software kan een bedrijf grote stappen vooruit zetten. HRM software helpt namelijk met het automatiseren en optimaliseren van al deze processen. En niet enkel de HR afdeling heeft hier baat bij!
Welke behoeften moet het HRM systeem vervullen?
Wat je wél moet doen is van tevoren inzichtelijk maken welke functionaliteiten je HRM software echt nodig heeft. Daarbij is het belangrijk om voor ogen te houden welke organisatiedoelstellingen de software moet ondersteunen.
Welk probleem wil je oplossen?
Start met het formuleren van het centrale probleem. Welk probleem wil je met behulp van een HRM systeem oplossen? Houd hierbij ook rekening met de korte en lange termijn doelstellingen.
Is het centrale probleem bij iedereen bekend? Dan dien je gezamenlijk in kaart te brengen wat ieders behoefte hierin is. Wie neemt welke verantwoordelijkheid op zich? Wat zijn de verwachtingen van degenen die ermee gaan werken? Hoeveel uren per week willen / kunnen ze werken met het systeem. Et cetera.
Kijk daarbij ook naar bestaande processen. Hoe verlopen deze nu? Waar liggen mogelijke verbeterpunten? Welke taken en verantwoordelijkheden kan en wil je bij je leidinggevenden en medewerkers neerleggen, en wat levert dit je op?
Waarde toekennen
Als je eenmaal alle behoeften overzichtelijk hebt, is het belangrijk om te weten hoeveel waarde er binnen de organisatie aan wordt gehecht. Dat kun je inzichtelijk krijgen door belanghebbenden te vragen waarderingscijfers te geven aan elke functionaliteit.
De functionaliteiten met de hoogste waarderingscijfers zijn de must-haves. Functionaliteiten met de laagste cijfers kunnen eventueel geschrapt worden. Dit is met name interessant als het kostenvoordelen oplevert.
Voorbeelden van extra functionaliteiten
Om tot een goede keuze te komen wat betreft HRM software is het dus van belang om je eigen behoeften en wensen in kaart te brengen.
Om je nog beter op weg te helpen nemen we je nu mee in de verschillende mogelijkheden van HRM software. Wellicht kom je functionaliteiten tegen waar je nog niet eerder aan hebt gedacht of waarvan je niet wist dat het überhaupt mogelijk was.
Basis HRM software
Ieder HRM systeem beschikt in ieder geval over een basis personeelsregistratie. Hierin hou je bij wie je in dienst hebt, binnen welke functie en voor welke duur. Vaak heb je nog de mogelijkheid om documenten te uploaden en notities erbij te plaatsen. Een basis HRM systeem is met name interessant voor de wat kleinere bedrijven die zelf hun administratie en registratie bij willen houden.
HRM software met extra functionaliteiten
Heb je behoefte aan wat meer functionaliteiten dan is je organisatie waarschijnlijk al wat groter. Je kunt dan gaan voor een basis HRM-systeem met extra functionaliteiten zoals:
- Beoordelingssysteem
- ESS (Employee Self Service)
- MSS (Manager Self Service)
- Onboarding van nieuwe medewerkers
- Competentiemanagementsysteem
Naast bovenstaande HRM functionaliteiten bieden veel HRM systemen ook vaak nog andere software categorieën aan zoals:
- Salarisadministratie
- Verlof- en verzuim
- Recruitment
- Tijdregistratie
- Talentmanagement
- Personeelsplanning
- Opleidingsmanagement
Achterliggende architectuur
Afhankelijk van de gekozen functionaliteiten kan een HRM systeem ingrijpende gevolgen hebben voor de achterliggende architectuur.
Want: op welke systemen moet het HRM systeem aansluiten? Welke data wordt erin opgeslagen? Staan ze lokaal of in de cloud? En hoe zit het met de toegang?
In sommige gevallen is het dan ook zeker de moeite waard om een systeem architect in de arm te nemen. Hij kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat gegevens niet dubbel worden opgeslagen en dat data op de juiste plekken in de juiste vorm beschikbaar is.
HRM software
Hieronder delen we onze top 3 HRM software van 2022.
ExactIn plaats van switchen tussen verschillende systemen en bestanden, beheer je de persoonsgegevens van medewerkers, loonadministratie, verlofsaldi en alle contracten overzichtelijk op één plek.✓ Compleet alles-in-
één pakket
✓ Uitstekende integratie
✓ Mobiele app
Kosten: slechts € 6 per medewerker per maand.
HoorayHRHoorayHR
is de alles-in-één HR tool voor MKB'ers. Van slimme verlofregistratie tot declaratieapp en van contractbeheer tot digitale personeelsdossiers. Alles veilig en toegankelijk op één plek.✓ Compleet alles-in-
één pakket
✓ Slimme integratie
✓ Uitstekende klantenservice
Kosten: Je kunt HoorayHR 14 dagen gratis uitproberen. Daarna slechts
€ 4 per medewerker per maand.HR2dayHR2day is dé HR en salaris software voor werkgevers met 250+ werknemers, die te maken hebben met complexe processen en uitdagende HR vraagstukken. De HR-software ondersteunt alle HR processen vanuit één centrale database en biedt uitgebreide self service functionaliteiten.✓ Compleet alles-in-
één pakket
✓ 1
00% cloudapplicatie✓ Mobiele app
Kosten: prijs op aanvraag.
Samenvattend
Het aanbod van HRM software is reuze en stuk voor stuk beloven ze gouden bergen. Deze voordelen zijn echter alleen te bereiken als je een zorgvuldige selectie maakt door van tevoren inzichtelijk te maken welke functionaliteiten je echt nodig hebt. Daarna is het zaak om gestructureerd aan de slag gaat met de implementatie. Een systeem architect kan je daarbij ondersteunen.
